تراز آزمایشی چیست؟

افرادی که در حوزه حسابداری مشغول به کارند با نام تراز آزمایشی آشنا هستند. تراز آزمایشی یکی از مهم ترین ابزار های حسابداری برای کنترل دفاتر می باشد. توصیه می شود که به طور منظم با تهیه تراز های آزمایشی از صحت دفاتر خود مطمئن شده و خطاهای احتمالی را شناسایی نمایید.

در این مقاله به تعریف تراز آزمایشی، انواع تراز آزمایشی، تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه ، اصلاح تراز آزمایشی و … می پردازیم. با ما همراه باشید.

تراز آزمایشی چیست؟

تراز آزمایشی (Trial Balance) با نام اختصاری TB یکی از گزارشات حسابداری است که دارای کاربرد های بسیاری در محاسبات و صحت سنجی صورت‌های مالی می باشد.

تراز آزمایشی، خود صورت مالی محسوب نمی شود اما شامل فهرستی از نام و مانده حساب‌های دفتر کل است که وظیفه بررسی صحت اسناد و دفاتر کل و سایر صورت‌های مالی را برعهده دارد.

تراز آزمایشی در دوره‌های مالی مختلف اغلب در پایان هر ماه تهیه می شود.

ترازنامه به شکلی است که در آن نام هر حساب و مانده آن را در یک ستون بدهکار یا بستانکار ثبت نموده و پس از محاسبات می بایست توازن بین مانده حساب ها برقرار باشد.

در صورتی که این توازن بین حساب ها برقرار نباشد بدین معنی است که صورت‌های مالی، معتبر نیستند. برقرار بودن توازن بین ستون های تراز آزمایشی یکی از شرایط صحت صورت‌های مالی است. اگر توازن مانده حساب ها در تراز آزمایشی برقرار نباشد نمی توان به صورت‌های مالی اطمینان کرد.

منظور از تراز در حسابداری

حسابداری دارای مفاهیم و اصول خاصی می باشد. یکی از این مهمترین موضوعات حسابداری، معادله حسابداری می‌باشد. معادله اصلی به عنوان پایه و اساس حسابداری، بیانگر منظور از تراز در حسابداری می‌باشد. این معادله بیان می کند که تمام مبالغ حساب ها می بایست از لحاظ بدهی و بستانکاری با یکدیگر در تراز و تعادل باشند. معادله اصلی حسابداری عبارت است از:

دارایی= بدهی + سرمایه

لذا لازم است جمع حساب‌های ستون بدهکار با جمع حسابهای ستون بستانکار در تعادل باشد.

ویژگی تراز آزمایشی این است که در نقش ابزاری کاربردی بررسی تراز در حساب ها را در کوتاه مدت بر عهده دارد.

بدیهی است که فاصله کمتر بین گرفتن تراز آزمایشی باعث بالا رفتن دقت حسابداری می گردد.

تحلیل تراز آزمایشی

یکی از مهمترین کارهایی که باید در حسابداری انجام گردد تحلیل تراز آزمایشی است . تحلیل تراز آزمایشی پس از تهیه آن صورت گرفته و اهمیت آن در مقایسه سایر گزارشات و صورت‌های مالی با آن مشخص می گردد.

جهت تجزیه تحلیل تراز آزمایشی باید توجه داشت که هدف از تشکیل تراز آزمایشی متعادل و مساوی بودن ستون هاست. به عبارتی برابر بودن ستون بدهکار و بستانکار نشان دهنده صحت محاسبات در سایر صورت‌های مالی بنگاه اقتصادی می باشد.

اولین گام تجزیه تحلیل تراز آزمایشی بررسی تعادل ستون ها است. در صورتی که محاسبات نشان دهنده کوچکترین مغایرتی باشد به معنی مشکل در صورت‌های مالی و یا انتقال داده ها است. در مرحله بعد لازم است که دلیل مغایرت جست و جو شود. برای این امر عامل بروز خطا مورد جستجو قرار می گیرد و صورت‌های مالی که در آنها خطا رخ داده است می بایست اصلاح گردند.

عدم برابری دو ستون در تراز آزمایشی می تواند به یکی از دلایل زیر باشد:

• انتقال نادرست اعداد از دفتر روزنامه به دفترکل
• انتقال نادرست مانده حساب از دفتر کل به تراز آزمایشی
• تشخیص اشتباه مانده حساب از لحاظ بدهکار یا بستانکاری

توصیه می شود که برای جلوگیری از ایجاد اشتباه در صورت‌های مالی، تراز آزمایشی به صورت منظم و با فاصله زمانی مشخص ایجاد شود.

با رفع ایرادات به دست آمده توسط تحلیل تراز آزمایشی، این اشتباهات به پایان دوره مالی منتقل نمی شوند.

ترتیب حسابها در تراز آزمایشی

تهیه تراز آزمایشی نیز دارای قواعد خاص خود می‌باشد. تراز آزمایشی خلاصه ای از دفاتر کل بوده و بنابراین شامل دارایی ها، بدهی و سرمایه می باشد.

ترتیب قراردادن حسابها در تراز آزمایشی به شرح زیر می باشد:

ابتدا حسابهای دارایی، سپس حسابهای بدهی و در نهایت حسابهای سرمایه لیست می گردند.

بهتر است که دارایی ها به ترتیب سهولت در نقد شدن ثبت گردند. به عبارت دیگر ابتدا حسابهایی که نقدتر هستند یادداشت شوند.

در پایان یک دوره مالی، خلاصه عملکرد سود و زیان واحد اقتصادی بررسی می شود. برای این کار لازم است که حساب‌های مالی واحد بسته یا صفر شوند. این حسابها نمی توانند عینا به دوره مالی بعد منتقل شوند بلکه پس از بسته یا صفر شدن، از ابتدای دوره مالی بعدی، با مانده صفر شروع به کار نمایند. این عمل را بستن حسابها می گویند.

تهیه تراز آزمایشی قبل و بعد از بستن حسابها دارای تفاوت هایی می باشند.

جهت تهیه تراز آزمایشی قبل از بستن حسابها لازم است که اسناد مربوطه شماره گذاری شده و به تایید نهایی برسند. اسناد نباید پیش نویس یا ابطال شده باشند.

جهت تهیه تراز آزمایشی پس از بستن حسابها بایستی حسابهای سود، درآمد و هزینه بسته شده و سپس به تهیه صورت تراز آزمایشی اقدام شود.

مدیرانی که تمایل به نمایش مانده حساب‌های بسته شده در دوره مالی قبلی دارند عموما از تراز آزمایشی 8 ستونه استفاده می کنند. در بخش انواع تراز آزمایشی به توضیح این نوع جدول تراز خواهیم پرداخت.

هدف از تهیه تراز آزمایشی

تهیه تراز آزمایشی به دلیل تفاوت های نشات گرفته از مزایای خود اهداف ویژه ای را دنبال می کند. با توجه به اینکه تراز آزمایشی در بازه های کوتاه و منظم تهیه می شود هدف از آن تهیه اطلاعات لازم برای گزارش های پایان دوره و کنترل توازن و تساوی اقلام بدهکار و بستانکار در دفتر کل می‌باشد.

خروجی نهایی این بررسی نیز، کنترل حسابهای شرکت قبل از بروز خطا می‌باشد.

تراز آزمایشی بر حسب استفاده مورد نیاز ، دارای اشکال مختلفی هستند. در اشکال توسعه یافته آن جزییات بیشتری از حسابها بیان می گردد. مهمترین تراز های آزمایشی عبارتند از: تراز آزمایشی دو ستونی، تراز آزمایشی چهار ستونی، تراز آزمایشی شش ستونی، تراز آزمایشی هشت ستونی و تراز آزمایشی ده ستونی

در بخش زیر به معرفی هریک و ارائه نمونه تراز آزمایشی مذکور می پردازیم.

تراز آزمایشی دو ستونی

تراز آزمایشی دو ستونی، ساده و در عین حال پرکاربردترین نوع تراز آزمایشی است. همانطور که از نام آن پیداست دارای دو ستون، یکی مربوط به حسابهای بدهکار و ستون دیگر مربوط به حسابهای بستانکار می باشد. در این تراز، تنها مانده حسابها ثبت می گردد.

تراز آزمایشی دو ستونی پایه تشکیل انواع چند ستونی تراز بوده و با قرار گرفتن ستون های دیگر در کنار این دو ستون با هدف نمایش اطلاعات بیشتر، تراز های آزمایشی چند ستونی تهیه می گردند.

مهمترین هدف در تراز دو ستونی این است که جمع مانده دو ستون بدهکار و بستانکار برابر گردد.

نحوه تهیه تراز آزمایشی دو ستونی به این صورت است که پس از تشکیل دو ستون برای بدهکار و بستانکار، با توجه به بازه زمانی تراز آزمایشی، نام حساب و مانده هر کدام را از دفتر کل استخراج کرده و با دقت به ماهیت آنها در ستون مربوط به خود ثبت می نماییم.

حسابها نسبت به بدهکار یا بستانکار بودن در ستون خود با ذکر مبلغ مانده حساب زیر یکدیگر لیست می گردند.پس از ثبت مبالغ شروع به جمع آنها با یکدیگر می نماییم.

مهمترین نکته ای که باید در تراز کل درنظر گرفته شود این است که جمع مبالغ مانده حساب در دو ستون بدهکار و بستانکار برابر گردند. تساوی این دو مقدار بیانگر مفهوم تراز در حسابداری می باشد. چنانچه این دو مقدار با یکدیگر مساوی نباشند نشان دهنده بروز خطا در یکی از بخش های ثبت حسابداری می‌باشد که جلوتر به آن خواهیم پرداخت.

تراز آزمایشی چهار ستونی دارای اهمیت و کاربرد بالایی بوده و ویژگی هایی مازاد بر نوع قبلی خود را داراست. در تراز آزمایشی چهار ستونی، دو ستون گردش حساب اضافه می گردد.

تفاوت تراز آزمایشی دو ستونی و چهار ستونی در این است که در آن علاوه بر دو ستون قبلی، دو ستون دیگر جهت نمایش گردش حساب ها وجود دارد. این گزارش شامل جمع مانده اول و آخر دوره نیز ثبت می شود. پس از تشکیل تراز آزمایشی چهار ستونی، بایستی جمع دو ستون مانده حساب با یکدیگر و جمع دو ستون گردش حساب با یکدیگر برابر گردند. هر سطر این گزارش نیز مانند تراز دو ستونی، فقط می تواند پذیرای یکی از مقادیر مانده حساب بدهکار یا بستانکار باشد و ثبت هردو در یک سطر امکان پذیر نیست. در حالی که به ستون گردش حساب در هر سطر می تواند دو عدد به صورت همزمان اختصاص یابد.

نحوه تهیه تراز آزمایشی چهار ستونی به این شکل است که مشابه تراز دو ستونی، جدولی شامل نام حساب ها و دو ستون بدهکار و بستانکار رسم می نماییم. در کنار آن، دو ستون دیگر تحت عناوین گردش بدهکار و گردش بستانکار تشکیل می دهیم. سپس می توانیم مقادیر گردش هریک از حساب ها را یادداشت نماییم.

نمونه تراز آزمایشی 4 ستونی

برای آشنایی بیشتر با این موضوع نمونه تراز آزمایشی 4 ستونی زیر را بررسی نمایید.

تراز آزمایشی 6 ستونی دارای دو ستون بیشتر از تراز 4 ستونی است. در این دو ستون که ابتدای جدول اضافه می گردند گردش حساب پیش از دوره یادداشت می گردد. به این معنی که در این تراز موارد بررسی ما تنها در گردش حساب آن دوره مالی مربوطه خلاصه نمی گردد؛ بلکه گردش حساب ها از ابتدای سال مالی تا ابتدای دوره مذکور نیز حائز اهمیت است. به عنوان مثال در دوره مالی برای بررسی دوره مالی 1 تا 31 شهریور ماه، در دو ستون اول گردش حساب از 1 فروردین تا 31 مرداد نوشته می شود. در دو ستون بعدی گردش مالی درون دوره 1 تا 31 شهریور و در دو ستون بعدی مانده حساب‌های بدهکار و بستانکار ثبت می شود. محاسبه این تراز مشابه نحوه تهیه تراز آزمایشی چهار ستونی است.

تراز آزمایشی هشت ستونی

در تراز آزمایشی 8 ستونی دو ستون مازاد بر 6 ستون قبلی وجود دارد. این دو ستون مخصوص گزارش مانده ابتدای دوره مالی می باشند. این اعداد مربوط به بستن حسابها در سال مالی قبل و انتقال مانده آنها به سال مالی جدید یا همان مبالغ ثبت شده در تراز افتتاحیه می باشند. استفاده از تراز آزمایشی هشت ستونی برای افرادی که اطلاعات بیشتری از سابقه گردش حساب ها می خواهند مناسب است.

تراز آزمایشی ده ستونی شامل تراز هشت ستونی با گردش کل است. علاوه بر ستون های قبلی، دو ستون نشان دهنده گردش کل نیز در این تراز درج می گردد.

 تراز سلسله مراتبی

تراز سلسله مراتبی نوعی تراز ازمایشی حسابداری است که به نمایش سطوح پایین تر حسابها می پردازد. به عنوان مثال در بالا، سطح کل و زیر آن سطح معین قرار می گیرد. در تراز سلسله مراتبی همچنین اگر دارای سطح تفصیلی باشد پایین تر از موارد فوق قرار می گیرد.

تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی

تهیه تراز آزمایشی در حسابداری با هدف بررسی صحت ثبت اسناد و دفاتر برای کنترل توازن حساب ها انجام می شود. در ادامه به بررسی تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه می پردازیم.

برای بررسی تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه ، به چگونگی کارکرد و هدف از تهیه آن دقت می نماییم. در تراز آزمایشی حساب‌های دائم و موقت نمایش داده می شوند اما در ترازنامه تنها مانده حساب‌های دائمی وجود دارند. در ترازهای آزمایشی 4 ستونی و شش و هشت ستونی، جمع گردش عملیات روزانه نمایش داده می شود.

تراز آزمایشی در بازه های زمانی کوتاه، به طور مثال ماهیانه تهیه می شود اما ترازنامه در انتهای دوره مالی (اغلب یک ساله) تدوین می شود.

ترازنامه دارای مصرف خارجی است یعنی افراد خارج از شرکت نظیر رقبا، مصرف کنندگان و سایرین می توانند آن را مطالعه و بررسی نمایند. تصمیم گیری سایر افرادی که با شرکت در ارتباط هستند مثل مشتریان و سهامداران بورسی نسبت به واحد اقتصادی، توسط مطالعه ترازنامه آن می باشد. اما تراز آزمایشی صرفا برای مدیران و مسئولین داخل شرکت تهیه می شود.

هدف از تهیه تراز آزمایشی کنترل توازن حساب ها و اعتبار سنجی صحت ثبت در دفاتر می باشد اما هدف تهیه ترازنامه، بررسی وضعیت مالی بنگاه و مقایسه درآمد آن با دیگر بنگاه ها می باشد.

توصیه می شود با استفاده از تراز آزمایشی از بروز خطا در عملیات حسابداری خود پیشگیری نمایید.

تراز کل جدولی مشابه تراز آزمایشی می باشد با این تفاوت که تمامی حساب‌های دفتر کل در آن موجود می باشد. پس از محاسبه بایست هر دو سمت حسابهای بدهکار و بستانکار با یکدیگر در تراز باشند. در تراز کل، مانده حساب‌های کل و معین و آزمون گردش حساب ها قرار می گیرد. وجه کامل تری از ترازنامه را داراست. اما تهیه ان برای مراجع اقتصادی و مصرف کنندگان الزامی نبوده و در اختیار شرکت می‌باشد.

تراز کل در پایان دوره مالی جهت بررسی تعادل حسابها تهیه می گردد.

پیشنهاد ویژه : شما میتوانید با مطالعه مقاله حسابداری چیست از فواید حسابداری بهره مند شوید

نمونه تراز آزمایشی

تراز آزمایشی یک گزارش مالی از گردش حسابهای شرکت، کارگاه یا هر بنگاه اقتصادی بوده و با استفاده از آن می توانید به کنترل توازن مانده حسابها بپردازید. از این رو جزییات حسابها برای انواع شرکت ها با توجه به نوع فعالیت آن مانند شرکت های تولیدی، پیمانکاری، خدماتی و … متفاوت است.

بنابراین تراز آزمایشی در هریک با دیگری دارای تفاوت هایی می‌باشد.

در بخش ذیل نمونه تراز آزمایشی از انواع شرکت را خواهیم دید.

تراز آزمایشی اصلاح شده

تراز آزمایشی می تواند به دو نوع تراز آزمایشی اصلاح نشده و تراز آزمایشی اصلاح شده تقسیم گردد.

تراز اصلاح نشده به اولین تراز آزمایشی گویند که قبل از ثبت اقلام اصلاحی در پایان سال مالی تهیه می گردد.

هنگامی که اصلاحات و تعدیلات دفاتر انجام گردد می توان تراز آزمایشی اصلاح شد را تهیه نمود.

این تراز آزمایشی اصلاح شده است که می تواند مبنای تهیه صورت‌های مالی قرار گیرد.

نحوه اصلاح تراز آزمایشی

در صورتی که تراز آزمایشی از روی دفاتر تعدیل نشده تهیه شده باشد لازم است پس از انجام تعدیلات لازم بر دفتر کل، نسبت به اصلاح تراز آزمایشی اقدام گردد.

رسالت تهیه تراز آزمایشی بررسی صحت ثبت اسناد به وسیله بررسی توازن مانده حسابها می باشد. در صورتی که تراز آزمایشی نشان دهنده توازن بین دو ستون مانده حسابهای بدهکار و بستانکار نباشد حاوی هشدار وجود خطا در ثبت یا محاسبات می‌باشد.

لازم است علت خطا مشخص گردد و در صورتی که در جدول تراز آزمایشی بوده اصلاح گردد.

چه اشتباهاتی در تراز آزمایشی اثر ندارد؟

وقوع بعضی از اشتباهات در ثبت دفتر روزنامه یا دفتر کل تاثیری بر تراز آزمایشی نخواهند داشت. این اشتباهات عبارتند از:

• اشتباه در نقل اقلام

این خطا در حالتی رخ می دهد که ثبت عملیات در دفتر روزنامه به درستی بوده اما مبلغ آن در بدهکار یا بستانکار حسابی دیگر ثبت گردد. این مبلغ ممکن است با مبلغ دیگری جمع شده یا جابجا شود. به طور مثال در ثبت هزینه آب بها در سمت بدهکار اشتباها به جای هزینه اجاره بها ثبت گردد.

• نقل نکردن دو طرف یک ثبت روزنامه به حسابهای دفتر کل

نقل نکردن دو طرف ثبت در دفتر روزنامه ، تاثیری بر توازن تراز آزمایشی نخواهد داشت اما در تراز های آزمایشی چهارستونی و بیشتر باعث نابرابری رقم گردش عملیات های دفتر کل با دفتر روزانه می گردد.

• اشتباهات متقابل و خنثی کننده

ممکن است یک اشتباه درثبت یا محاسبات با وقوع اشتباه دیگری دقیقا با هما ن مبلغ خنثی گردد. به عنوان مثال مانده یک حساب بدهکار 50.000 تومان بیشتر ثبت شده و در طرف دیگر حساب‌های بستانکار نیز همین مقدار اشتباه ثبت گردد.

ترازنامه در نرم‌افزار حسابداری فرداد

نرم‌افزار حسابداری فرداد امکان تهیه و ثبت ترازنامه را به کاربران خود می دهد. برای تهیه ترازنامه در نرم‌افزار حسابداری فرداد باید به ماژول حسابداری مالی مراجعه نمایید.

پس از آموزش مهمترین اطلاعات درباره تراز آزمایشی ممکن است سوالاتی در ذهن شما نقش بسته باشد . در این بخش به توضیح سه نکته بسیار مهم که برای تهیه تراز آزمایشی باید به آنها توجه داشت می پردازیم.

چه اشتباهاتی سبب تراز نشدن ترازنامه می شود؟

تراز نشدن دو ستون در تراز آزمایشی نشان دهنده اشتباه در یکی از موارد زیر می‌باشد:

• انتقال نادرست اعداد از دفتر روزنامه به دفترکل
• انتقال نادرست مانده حساب از دفتر کل به تراز آزمایشی
• تشخیص اشتباه مانده حساب از لحاظ بدهکار یا بستانکاری

تراز آزمایشی یکی از کاربردی ترین مفاهیم حسابداری است. اثر تراز آزمایشی بر روی واحد اقتصادی مشهود و حائز اهمیت است.

جلوگیری از بروز خطا، پیدا کردن خطا محاسبه و ثبت قبل از پایان دوره، تقسیم صحیح بازه های زمانی، نظم بخشی به امور و ارائه راهکار مناسب بازرسی عملکرد از اثرات تراز آزمایشی بر واحد اقتصادی می‌باشد. دقت داشته باشید که تراز آزمایشی دارای اثر درونی برای بنگاه اقتصادی می‌باشد و برای مقایسه درون صنعت با سایر فعالین اقتصادی کاربرد ندارد. در صورتی که نیاز به مقایسه با سایر شرکت ها یا ورانداز وضعیت مالی شرکت باشد از ترازنامه و سایر صورت‌های مالی استفاده می شود.

بررسی توازن یا عدم توازن در تراز آزمایشی

مهمترین کاربرد تراز آزمایشی بررسی صحت ثبت در دفاتر کل می‌باشد. این کار به واسطه بررسی توازن در تراز آزمایشی می‌باشد.

بررسی توازن تراز به این شکل است که پس از تکمیل تراز آزمایشی می بایست جمع مانده حساب ها در دو ستون اصلی بدهکار و بستانکار با یکدیگر برابر باشد. به عبارت دیگر پس از ثبت تمامی مانده حسابها در دو ستون بدهکار و بستانکار در تراز آمایشی دو یا چند ستونی و سپس، جمع کردن ارقام مانده حساب ها، لازم است که ارقام مجموع به دست آمده در این دو ستون با هم برابر باشند. در تراز های آزمایشی چند ستونی نیز بایستی مقادیر گردش حساب برابر گردد. اگر خروجی تراز آزمایشی دارای توازن باشد، یعنی اطلاعات دفتر کل قابل اعتماد است و می توانند مبنای صورت‌های مالی قرار گیرند.

پیشنهاد ویژه : شما میتوانید با ثبت نام در دوره حسابداری از تخفیف های ویژه ما برخوردار شوید

نتیجه گیری

تراز آزمایشی همانطور که از نامش پیداست دربرگیرنده نوعی آزمایش برای صحت عملکرد دفاتر کل و صورت‌های مالی است. تراز آزمایشی را می توان در بازه های مختلف زمانی تهیه کرد اما رایج ترین نوع ان، تهیه به صورت ماهیانه می‌شد. تراز آزمایشی مصرف داخلی داشته و برای ارائه خلاصه گزارش های کوتاه مدت به مدیران استفاده می گردد.

در مقاله فوق به توضیح مهمترین مباحث تراز آزمایشی مثل انواع تراز آزمایشی، تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه ، تحلیل تراز، ترازنامه در نرم‌افزار حسابداری فرداد و … پرداختیم. امیدواریم توانسته باشیم اطلاعات کاملی در این زمینه ارائه کرده باشیم. سوالات خود را می توانید از بخش کامنت ها با ما در میان بگذارید.